Der Bereich Business Intelligence der Comelio GmbH bietet Ihnen die individuelle Erstellung von unternehmensweiten oder abteilungs-/projektbezogenen Berichtssystemen oder die Auswahl eines geeigneten Standard-Werkzeuges in unterschiedlichen Größen.

Kontakt

Lösungsansätze

MS Excel als Insel-Lösung

Das Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel ist seit vielen Jahren in Unternehmen in Einsatz, wenn es um die Erfassung und Auswertung von betrieblichem Datenmaterial geht. Es besitzt eine umfangreiche Funktionsbibliothek und durch die Erweiterung mit der VBA- und seit Neuestem auch mit der .NET-Programmierung auch die Entwicklung von eigenen Benutzerschnittstellen in der MS Excel-Oberfläche. Aufgrund seiner weiten Verfügbarkeit und seines großen Einsatzbereiches ist es auch für die Erstellung von individuellen Berichts- und Auswertungssystemen geeignet. Man kann es am besten für Anwendungen mit begrenzten Lebenszyklen oder nur abteilungs-/projektbezogen einsetzen. Es erlaubt die Entwicklung von Berichtslösungen in kurzer Zeit, die durch leichte Wartbarkeit und Bedienung auffallen. Darüber hinaus lassen sich die Daten auch in mehrstufigen Prozessen gut mit MS Excel manuell oder automatisch erfassen und auswerten, um dann aggregierte oder gefilterte Ergebnisse noch einmal manuell oder mit Werkzeugunterstützung auszuwerten. Eine Lösung mit MS Excel eignet sich auch, wenn man zunächst eine organisatorisch und finanziell überschaubare Reporting-Software benötigt, die dann für eine unternehmensweit eingesetzte Business Intelligence-Lösung einen guten Prototyp darstellt.

MS SQLServer Reporting Services als unternehmensweite Lösung

Der MS SQL Server bietet alle Vorteile, die an eine unternehmensweit eingesetzte Groß-Datenbank zu stellen sind: mögliches Datenvolumen, Hochverfügbarkeit/Geschwindigkeit, Sicherheit sowie eine Fülle an zusätzlichen Werkzeugen. Ein Berichtssystem mit den Reporting Services des MS SQL Servers stellt eine Lösung dar, in der Berichte webbasiert in einer eigenen oder integrierten Web-Anwendung abgerufen werden und in verschiedene andere Formate abgerufen werden können. Durch die Integrationsfähigkeit der Berichtsausgabe und die Exportformate kann man die Berichte in einer eigenen Desktop- oder Browser-Software integrieren und so nahezu überall interaktive und leicht verständliche Berichte verwenden. Für die große Anzahl an Standard-Berichtskonsumenten gibt es statische oder mit Interaktivität versehene Tabellen-/Diagrammberichte. Für fortgeschrittene Berichtsleser lassen sich auch so genannte Berichtsmodelle erstellen, welche dann als Basis für die eigene Berichtserstellung dienen und so eine besonders große Flexibilität auf Basis von vorgefilterten und aufbereiteten Datenstrukturen erlauben.

Individuelle Enterprise-Lösung

Besonders anspruchsvolle Berichtslösungen basieren heute im Regelfall auf Standard-Komponenten und werden nicht mehr vollständig von Grund auf neu entwickelt. Die ist den Expertensystemen vorbehalten, welche über eine ausgefeilte Auswertungslogik verfügen, die individuell konzipiert wird. Ein umfangreiches betriebliches Informationssystem schöpft sein Datenmaterial aus einer Vielzahl von Datenquellen, die ggf. sogar in einem Metadatenmodell abgebildet und für die gemeinsame Abfrage aufbereitet werden müssen oder die allein für die Abfragen in einem eigenen Data Warehouse gesammelt werden. Die eigentliche Berichtskomponente kann aus verschiedenen Bereichen bestehen, die sich in ihrem Aufbau, ihrer Interaktivität, ihren Exportmöglichkeiten oder ihrer Datenfülle und Aufbereitung unterscheiden. Für unterschiedliche Benutzer- und damit auch Sicherheitsgruppen lassen sich verschiedene Berichtsarten denken, die von einfachen statischen Berichten mit periodisch gleicher Auswertungsstruktur über interaktive Berichte mit Hierarchien und freien/gelenkten Filtern bis hin zu komplexen statistischen Auswertungen mit Data Mining-Techniken führen. Dies erfordert neben der Berichtsplanung und –erstellung auch immer eine Anwendungsentwicklung in den Bereichen Datenimport und –aufbereitung, Sicherheitskonzeption und Systemarchitektur. Eine solche Lösung lässt sich auch mehrsprachig als wirklich unternehmensweit eingesetztes Daten-Cockpit denken, das über viele Hierarchieebenen im Unternehmen hinweg eingesetzt werden kann und dass einen großen Lebenszyklus besitzt.

Vorteile

Die Einführung eines Berichtssystems bietet eine Reihe von Vorteilen. Diese werden allerdings nicht nur erreicht, indem vorhandenes Zahlenmaterial aus dem Rechnungswesen ausgewertet wird und man so die gleichen Daten wie in einem betriebswirtschaftlichen Abrechnungsbogen erhält, sondern man greift auf eine Reihe von weiteren Werkzeugen zurück, die im Regelfall weit über einen BAB und reine Finanzzahlen hinausgehen:

• Vergleichende Auswertungen im Zeitverlauf
• Management-Kennzahlen (KPI, key performance indicators)
• Ableitung von Prognosen und Handlungsempfehlungen
• Vergleich mit Branchendurchschnitten und sonstigen Vergleichswerten
• Ermittlung von Indikatoren, Messgrößen und Kennwerte
• Data Mining zur Wissensextraktion und Muster-Erkennung in Daten

Interview: Berichtssysteme im Wandel

Dieses Interview wird mit Marco Skulschus, Projektleiter im Bereich Business Intelligence, geführt und sammelt Standpunkte zu geänderten Erwartungen und Einsatzbereichen von betrieblichen Berichtssystemen.

Wie schätzen Sie die Bedeutung von Berichtssystemen ein?

Die Comelio GmbH beschäftigt sich sehr intensiv mit dem Thema Berichtswesen und Auswertungen, sodass hier bei uns natürlich die Bedeutung als besonders hoch eingeschätzt wird. Ich denke aber, dass auch von einem neutralen Standpunkt aus die gestiegenen Investitionen in diesem Bereich zeigen, dass für nahezu beliebige Organisationen, d.h. durchaus nicht nur Firmen, die Auswertung von vorhandenem Datenmaterial einen steigenden Stellenwert besitzt. Dies geht einher mit einer Reihe von umfangreichen Erweiterungen im Bereich von Standard-Produkten und Verbesserungen, die immer bessere Auswertungstechniken ermöglichen.

Welche Gründe sehen Sie für eine solche Entwicklung?

Es ist ein wenig verbraucht, immer wieder auf die Globalisierung zu schauen, aber ich bin mir sicher, dass dies ein wesentlicher Grund ist. Im privaten und unternehmerischen Bereich verhalten sich alle Marktteilnehmer in einem sich geographisch ständig ausdehnendem Bereich. Dies führt dazu, dass das eigene Angebot und die eigene Nachfrage in einem immer größer werdenden Markt eingebracht werden. Hier ist es notwendig, Marktveränderungen, Gefahren und Potenziale frühzeitig zu erkennen, am besten sogar vorherzusehen und für sich selbst Werkzeuge zu finden, auch schwache Signale überhaupt zu bemerken und strukturiert auszuwerten.

Gibt es ein für Sie persönlich besonders bemerkenswertes Verhalten in diesem Zusammenhang?

Unser Angebot richtete sich in der Vergangenheit traditionell an Großunternehmen oder größere Mittelständler. Mittlerweile ist es allerdings so, dass es nahezu selbstverständlich ist, dass auch kleine mittelständische Unternehmen ein Berichtssystem aufbauen, mit Management-Kennzahlen arbeiten oder für Vertrieb, Planung und Einkauf bessere Informationsversorgung bieten. Für mich ist es allerdings ein neues Phänomen, dass teilweise relativ kleine Unternehmen sich gar nicht mehr darauf beschränken, vorhandene oder zufällig eintreffende Daten auszuwerten, sondern Daten extra für Auswertungen zu beschaffen. Traditionell würde man Daten bspw. aus dem Verkauf für Auswertungen verwenden, aber in der Vergangenheit haben wir eine Reihe von Projekten durchgeführt, für die eigens Daten beschafft wurden. Hier kann man schon von Marktforschung sprechen.

Wandelt sich hier dann auch Ihr Dienstleistungsangebot?

Wir sind nicht darauf beschränkt, nur Software zu erstellen, sondern unterstützen Kunden auch dahingehend, die notwendige Netzwerk-/Datenbank- und Sicherheitsinfrastruktur aufzubauen, um überhaupt mit teilweise sensiblen Daten umgehen zu können. Neu ist nun auch, dass wir Methoden- und Prozesswissen vermitteln, um Rohdaten zu erhalten, diese zu filtern und für eine Auswertung aufzubauen.

Wie lassen sich moderne Berichtssysteme charakterisieren?

Ein modernes Berichtssystem ist in erster Linie nicht mehr an ein bestimmtes Ausgabeformat gebunden. Die Daten werden nach der Auswertung in einem Standardformat wie bspw. HTML angezeigt, können dann aber in eine Reihe von anderen Formaten wie PDF oder MS Excel exportiert werden. Dies erlaubt es, die Daten in anderen Zusammenhängen zu präsentieren als in ihrem ursprünglich für die Auslieferung verwendeten Format. Hier hat sich auch ein zweigeteilter Trend weiter fortgesetzt: Ein Teil der Berichtsadressaten ist sehr an grafischen Auswertungen und Diagrammen interessiert, um möglichst übersichtlich und am besten mit sehr vereinfachenden Aggregaten die wesentlichen Informationen zu erhalten und Trends auf einen Blick zu erkennen. Ein anderer Teil dagegen möchte nach Standard-Filtern und der Berechnung mit Standard-Aggregaten immer noch fast Rohdaten erhalten, um dann in einem interaktiven Bericht selbständig nach für ihn interessanten Daten zu forschen. Dies sind zwar zwei gegenläufige Tendenzen, die allerdings in einem modernen System umgesetzt werden können. Solche Aspekte wie Sicherheit und benutzerorientierte Filterung waren auch schon in der Vergangenheit im Fokus von Verantwortlichen, woran sich auch vermutlich nichts ändern wird. Durch die steigende Flut von Daten und aufgrund einer teilweisen Überversorgung äußern Verantwortliche oft den Wunsch, so genannte datengetriebene Berichte einzuführen. Hier wird ein Bericht nur dann automatisch per Email zugestellt, wenn Datenänderungen vorab definierte Grenzen überschreiten.

Welche Veränderungen begrüßen Sie und welche halten Sie für kritisch?

Die technische Weiterentwicklung bedeutet für mich normalerweise mehr Möglichkeiten und bessere Werkzeuge, was ich immer begrüßenswert finde. Von einfachen Tabellen, die auch einmal nur mit der Schreibmaschine erstellt wurden und heutigen interaktiven Berichtssystemen, deren Daten in unterschiedlichen Software-Produkten abgerufen werden können, liegen tatsächlich Welten. Hier ist eigentlich jede Neuerung für mich positiv. Was mir dagegen kritisch erscheint, ist die Tatsache, dass teilweise aufgrund der leichten Verfügbarkeit von Daten und Auswertungsmöglichkeiten die Werkzeuge manchmal bedenkenlos angewandt werden. Hier fehlt ein Methoden- und Konzeptwissen, das aber notwendig ist, um die eigentlich mit einem Berichtssystem verbundenen Ziele auch tatsächlich zu erreichen. Hier bin ich sicher, dass wir unseren Kunden besonders gute Hilfestellung geben.